Làm sao để quản lý tiền điện nước không sai lệch? Làm sao để gửi hóa đơn đúng hạn, hợp đồng không bị quá hạn mà vẫn kiểm soát được dòng tiền? Những câu hỏi này sẽ được giải quyết nhờ vào các tính năng nổi bật của phần mềm Quản Lý Tài Sản – giải pháp dành riêng cho người vận hành tài sản cho thuê chuyên nghiệp.
Trong bài viết hôm nay, bạn sẽ được giới thiệu 5 tính năng then chốt giúp vận hành tài sản cho thuê hiệu quả: từ báo cáo tài chính rõ ràng, hợp đồng điện tử đến phân nhóm tài sản theo khu vực. Hãy cùng Quản Lý Tài Sản nắm trọn vận hành và hạn chế tối đa rủi ro thất thoát nhé!
5 tính năng nổi bật của phần mềm Quản Lý Tài Sản
Tự động tính toán điện, nước và phụ thu
Nhập chỉ số điện, nước, phụ thu – hệ thống sẽ tự động tính tổng tiền dựa trên đơn giá được thiết lập cho từng tài sản.
- Hóa đơn tổng hợp đầy đủ các khoản thu: tiền thuê, điện, nước, wifi, phí vệ sinh, gửi xe, phụ thu khác.
- Có thể gửi hóa đơn đồng loạt qua Zalo, Email, thao tác đơn giản, thời gian xử lý chưa tới 1 phút.
- Hỗ trợ thanh toán bằng mã QR, giúp khách hàng dễ thanh toán và giảm đáng kể tình trạng trễ hạn, gửi nhầm.
Tự động tính toán điện, nước và phụ thu chính xác
Tạo và gửi hoá đơn kèm mã QR code
Đây là một trong những tính năng nổi bật của phần mềm Quản Lý Tài Sản. Nhiều chủ nhà chia sẻ với chúng tôi rằng: mất nhiều thời gian nhất không phải là tính tiền mà là gửi từng hóa đơn, đợi khách hỏi lại, rồi lại chỉnh sửa. Với phần mềm này, những việc đó giờ nhẹ tênh vì:
- Hóa đơn được tạo đầy đủ và chính xác, hiển thị rõ từng khoản mục, giúp khách thuê nắm ngay chi tiết tổng số tiền cần trả.
- Mỗi hóa đơn đều có sẵn mã QR, khách chỉ cần quét và thanh toán qua app ngân hàng, không phải chuyển khoản thủ công và gõ cửa từng phòng thu tiền.
- Bạn có thể gửi hàng loạt hóa đơn chỉ trong vài giây, dù là 3 căn hay 30 căn thì thao tác vẫn đơn giản như nhau.
- Hệ thống còn cập nhật trạng thái thanh toán theo thời gian thực, bạn sẽ biết ngay ai đã thanh toán, ai còn nợ.
Mẫu hoá đơn được gửi đến khách thuê
Báo cáo hoá đơn, thu chi minh bạch
Khi quản lý tài sản, một trong những điều khiến nhiều người “bối rối” chính là không nắm rõ dòng tiền đang đi đâu, đến đâu. Quản Lý tài Sản sẽ giúp bạn nhìn thấy bức tranh tài chính rõ ràng, chuyên nghiệp chỉ trong vài cú nhấp chuột.
- Báo cáo tổng doanh thu chi tiết, lợi nhuận từng căn, từng dãy hoặc toàn hệ thống, dễ dàng so sánh, đối chiếu theo tháng hoặc năm.
- Theo dõi hiệu suất thu tiền từng khu vực, từ đó bạn có cơ sở điều chỉnh giá thuê hoặc chính sách thu – chi linh hoạt.
- Thống kê công nợ cụ thể, minh bạch, dễ dàng chia sẻ cho kế toán, đối tác hoặc chủ đầu tư khi cần.
- Hỗ trợ xuất file PDF trực tiếp, giao diện trực quan, dễ dùng kể cả với người không rành công nghệ.
Xem lịch sử báo cáo trực quan, dễ dàng
Quản lý hợp đồng điện tử
Hợp đồng thuê là giấy tờ quan trọng bậc nhất, nhưng không ít chủ nhà vẫn gặp khó khăn khi lưu trữ, tìm kiếm hoặc theo dõi thời hạn. Với phần mềm, tất cả được gom về đồng bộ trên cùng 1 hệ thống – rõ ràng, bảo mật và dễ quản lý.
- Lưu trữ hợp đồng tập trung theo từng người thuê và từng tài sản, hỗ trợ tra cứu nhanh khi cần thiết.
- Hỗ trợ ký hợp đồng điện tử (online), cắt giảm thời gian in ấn, gửi lại và xác nhận.
- Tự động nhắc lịch khi hợp đồng sắp hết hạn, giúp chủ động gia hạn hoặc tái ký đúng thời điểm.
- Phân quyền truy cập hợp đồng theo vai trò, đảm bảo tính bảo mật và hạn chế rủi ro khi có nhiều người cùng vận hành.
Tạo và ký hợp đồng trực tiếp trên phần mềm
Phân nhóm tài sản linh hoạt theo khu vực, loại hình
Khi quy mô tài sản tăng lên, việc phân loại và theo dõi từng nhóm trở nên đặc biệt quan trọng. Phần mềm cung cấp công cụ phân nhóm khoa học và linh hoạt, phù hợp với mọi mô hình cho thuê.
- Phân loại tài sản theo khu vực (phường, quận), loại hình (nhà trọ, căn hộ, mặt bằng…).
- Dễ dàng cập nhật và đồng bộ thông tin khi vận hành nhiều tài sản cùng lúc.
- Hỗ trợ báo cáo riêng cho từng nhóm, phục vụ việc so sánh hiệu quả kinh doanh giữa các khu vực.
- Khi mở rộng hệ thống, bạn có thể thêm tài sản mới mà không ảnh hưởng đến dữ liệu cũ.
Tính năng phân nhóm linh hoạt theo khu vực
Cần lưu ý những gì khi sử dụng phần mềm Quản Lý Tài Sản?
Bên cạnh việc tận dụng những tính năng nổi bật của phần mềm Quản Lý Tài Sản, quá trình sử dụng thực tế cũng cần được cài đặt đúng cách để đảm bảo hiệu quả tối ưu. Vì vậy, bạn nên lưu ý:
- Thiết lập thông tin ban đầu đầy đủ và chính xác gồm: tên tài sản, khu vực, loại hình, đơn giá điện nước và các khoản phụ thu. Đây là bước nền tảng giúp hệ thống tính toán đúng ngay từ đầu và tránh phải điều chỉnh nhiều lần về sau.
- Tập trung vận hành trên phần mềm, không nên kết hợp với sổ tay hay Excel cũ, vì sẽ dễ phát sinh sai lệch, trùng lặp dữ liệu và khó kiểm soát khi mở rộng quy mô.
- Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm đúng cách, đặc biệt khi phân quyền truy cập hoặc tạo hợp đồng.
- Thường xuyên kiểm tra báo cáo, sử dụng các chỉ số phần mềm cung cấp để đưa ra quyết định đúng thời điểm.
- Dành thời gian làm quen phần mềm trong giai đoạn đầu, đặc biệt nếu bạn hoặc người sử dụng không quen công nghệ, nhưng nhờ giao diện tối giản, phần lớn người dùng có thể thao tác thành thạo chỉ sau vài lần sử dụng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi chỉ có vài căn nhà phân tầng, phần mềm có phù hợp không?
Có. Phần mềm được thiết kế để linh hoạt phù hợp với cả người mới bắt đầu lẫn các đơn vị đang vận hành số lượng tài sản lớn. Dù bạn chỉ quản lý 2 – 3 căn nhà phân tầng, phần mềm vẫn giúp bạn tiết kiệm thời gian tính toán điện nước, gửi hóa đơn, quản lý hợp đồng và theo dõi công nợ rõ ràng. Ngoài ra, khi bạn mở rộng thêm tài sản, hệ thống vẫn có thể tiếp tục sử dụng mà không cần chuyển đổi.
Phần mềm có giúp giảm thất thoát tài sản không?
Chắc chắn có. Phần mềm giúp kiểm soát chặt chẽ từng căn, từng khoản thu, từng hợp đồng, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình vận hành. Nhờ vào việc lưu trữ thông tin tập trung, theo dõi lịch sử thu – chi, và báo cáo công nợ rõ ràng, bạn sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát tiền, bỏ sót khoản thu hoặc nhầm lẫn trong quản lý.
Phần mềm có thể sử dụng trên điện thoại không?
Có. Quản Lý Tài Sản hỗ trợ đầy đủ trên cả iOS và Android, cho phép bạn quản lý tài sản mọi lúc, mọi nơi. Các thao tác như nhập chỉ số điện nước, gửi hóa đơn, kiểm tra hợp đồng hay theo dõi báo cáo đều có thể thực hiện dễ dàng ngay trên thiết bị di động.
Phần mềm có chức năng tự động gạch nợ không?
Có. Khi người thuê thanh toán qua mã QR được tích hợp trong hóa đơn, hệ thống sẽ tự động ghi nhận khoản thanh toán và gạch nợ tương ứng. Với các hình thức thanh toán khác, bạn cũng có thể cập nhật thủ công một cách nhanh chóng để đảm bảo công nợ luôn chính xác và đồng bộ.
Việc quản lý bất động sản cho thuê sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều nếu bạn tận dụng tốt các tính năng nổi bật của phần mềm Quản Lý Tài Sản. Tự động hóa quy trình, giảm sai sót, kiểm soát tốt dòng tiền – tất cả đều có thể bắt đầu chỉ bằng một lựa chọn phù hợp. Nếu bạn có nhu cầu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts để được tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí nhé!
