Template quản lý phòng trọ bằng Excel miễn phí mới nhất 2025

Bạn đau đầu với hàng loạt phép tính lộn xộn, khó kiểm soát tình trạng phòng nên mong muốn có một file quản lý phòng trọ bằng Excel đồng bộ dễ sử dụng hơn đúng không? Đừng lo, việc giám sát nhà trọ hoàn toàn có thể trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả chỉ với một file Excel được thiết kế bài bản.

Sau đây, Quản Lý Tài Sản sẽ gửi đến bạn template Excel quản lý trọ miễn phí mới nhất 2025, các lợi ích và hạn chế của phương pháp này. Đồng thời, gợi ý một số phần mềm quản lý nhà trọ chuyên dụng đang được nhiều người sử dụng nhé!

Template quản lý phòng trọ bằng Excel miễn phí mới nhất 2025

Mẫu file quản lý phòng trọ bằng Excel đơn giản, dễ sử dụng

Khi cho thuê trọ, việc đau đầu nhất có lẽ là những vấn đề liên quan đến tiền nong như tiền đóng trọ, tiền điện nước, dịch vụ… Thông thường, tiền phòng sẽ là những khoản tiền cố định nên rất dễ thanh toán. Tuy nhiên, với số lượng phòng lớn và số người ở trọ nhiều thì việc tính toán tiền điện nước sẽ là một vấn đề lớn.

Do đó, để tránh trường hợp tính nhầm hay thiếu sót, bạn cần có những công cụ quản lý sẵn. Sau đây, mời bạn tham khảo 2 file quản lý nhà trọ bằng Excel cực kỳ hiệu quả dưới đây:

Tải template tính tiền trọ hàng tháng tại đây

Tải file tính tiền điện – nước tại đây

Template tính tiền trọ đơn giản, dễ dàng theo dõi hàng tháng

File tính tiền điện nước có công thức sẵn giúp bạn hạn chế sai sót khi tính toán

Ưu nhược điểm khi quản lý phòng trọ bằng Microsoft Excel là gì?

Ưu điểm: 

• Excel là công cụ tích hợp sẵn trong Microsoft Office nên không trả phí, rất phù hợp với người mới bắt đầu hoặc chủ trọ có ngân sách hạn chế.
• Giao diện quản lý phòng trọ bằng Excel đơn giản, dễ thao tác, chủ trọ chỉ cần biết cơ bản về nhập dữ liệu, hàm tính là có thể tự xây dựng một file quản lý cơ bản.
• Tạo template theo nhu cầu riêng như thêm bớt cột, công thức tính điện, nước, tiền phòng… phù hợp với từng quy mô trọ.
• Quản lý phòng trọ bằng Microsoft Excel có thể xuất file, in, lưu trữ và chia sẻ linh hoạt qua nhiều thiết bị, dễ dàng đối chiếu hoặc nộp khi cần.

Nhược điểm của file quản lý nhà trọ bằng Excel:

• Khi số lượng phòng tăng, việc nhập liệu và theo dõi thủ công trở nên phức tạp, dễ sai sót, gây nhầm lẫn trong tính toán tiền điện nước, công nợ.
• Mọi dữ liệu đều phải nhập tay từ chỉ số điện nước, tiền cọc đến tình trạng phòng khiến bạn dễ bị quá tải, đặc biệt vào cuối tháng.
• Thiếu tính bảo mật và sao lưu nếu file bị xóa nhầm, virus phá hỏng hoặc máy tính gặp lỗi, toàn bộ dữ liệu có thể mất trắng.
• Thường mỗi file là một tháng hoặc một khu trọ, dẫn đến tình trạng thông tin bị chia nhỏ, không đồng bộ, khó tổng hợp hoặc so sánh báo cáo dài hạn.

Những ưu, nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý trọ

Có nên quản lý phòng trọ bằng Excel không? 

Với những dãy trọ nhỏ, file quản lý nhà trọ bằng Excel hoàn toàn có thể đáp ứng, vừa tiết kiệm chi phí, vừa dễ theo dõi. Tuy nhiên, mọi chuyện sẽ bắt đầu phức tạp khi bạn mở rộng quy mô khu trọ, tích hợp thêm nhiều loại tài sản cho thuê. Lúc này, việc phải mở từng file Excel không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây nhầm lẫn. Chỉ một sai số nhỏ trong công thức cũng có thể khiến toàn bộ bảng tính bị lệch, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và sự minh bạch trong quản lý.

Thực tế, quản lý phòng trọ bằng Excel chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi bạn thật sự rành công thức, giỏi kiểm soát dữ liệu và có thời gian kiểm tra từng chi tiết nhỏ. Còn nếu bạn chỉ quản lý cơ bản hoặc muốn vận hành chuyên nghiệp, an toàn hơn thì nên tìm đến giải pháp công nghệ để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Để bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn, phần tiếp theo Quản Lý Tài Sản sẽ phân tích rõ ràng sự khác biệt giữa 2 giải pháp, giúp bạn không còn băn khoăn nhé!

Cần có kỹ năng tốt mới có thể tạo hoá đơn đồng bộ trên file quản lý nhà trọ bằng Excel

Nên chọn quản lý phòng trọ bằng Excel hay phần mềm chuyên dụng?

Tùy theo quy mô và nhu cầu quản lý mà bạn có thể chọn sử dụng file quản lý nhà trọ bằng Excel hoặc ứng dụng giám sát:

Quản lý phòng trọ bằng Excel phù hợp đối với các quy mô nhỏ và đơn giản. Nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, loại bỏ hoàn toàn những sai sót không đáng có và quản lý bài bản hơn, phần mềm chuyên dụng sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc cho bước phát triển lâu dài.

Chi phí được tính tự động bằng phần mềm Quản Lý Tài Sản

Một số phần mềm quản lý trọ chuyên nghiệp nhất hiện nay

• Quản Lý Tài Sản: Phần mềm toàn diện cho nhà trọ, căn hộ, ô tô và nhiều loại tài sản khác. Tự động tính tiền, lập báo cáo, theo dõi hợp đồng và phân nhóm tài sản rõ ràng. Đặc biệt phù hợp với các chủ đầu tư sở hữu nhiều cơ sở, giúp giảm sai sót và tăng hiệu suất quản lý.
• Mona House: Tự động cập nhật tiền thuê, điện nước theo chu kỳ. Hỗ trợ báo cáo tài chính theo thời gian thực, quản lý hợp đồng rõ ràng.
• LOZIDO: Số hóa quy trình quản lý phòng trọ, từ lưu trữ khách thuê đến tạo hóa đơn, hợp đồng, phù hợp với chung cư mini, ký túc xá.
• Khutro: Quản lý nhà trọ từ xa thông qua nền tảng điện toán đám mây. Hỗ trợ tốt trên cả máy tính và điện thoại.
• Resident: Dành cho nhà trọ, homestay, văn phòng cho thuê., hỗ trợ lập hóa đơn, quản lý phiếu thu chi, phân loại doanh thu – chi phí rõ ràng, minh bạch.
• Lalahome: Quản lý đa toà nhà trên một nền tảng, phân quyền linh hoạt cho từng nhóm người dùng, hỗ trợ đồng thời cả chủ cho thuê và người thuê trong quá trình quản lý và vận hành.

Chủ đầu tư chỉ cần cung cấp chỉ số điện, nước hàng tháng và ứng dụng tự tính toán

Việc sử dụng file quản lý phòng trọ bằng Excel chuyên nghiệp là lựa chọn hợp lý cho những ai đang giám sát quy mô nhỏ và muốn tối ưu chi phí. Với giao diện dễ dùng và tùy chỉnh linh hoạt, bạn có thể theo dõi hợp đồng, thu chi một cách hiệu quả. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhà trọ thì hãy liên hệ Quản Lý Tài Sản qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts để được tư vấn chi tiết nhé!