Rất nhiều chủ nhà trọ và chủ căn hộ khi mới bắt đầu kinh doanh đều băn khoăn liệu hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không và thủ tục ra sao hay chỉ cần hai bên ký tay là đủ? Thực tế, Luật Nhà ở 2023 đã có những quy định rất cởi mở để đơn giản hóa thủ tục, nhưng việc hiểu sai có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có về sau, đặc biệt khi xảy ra tranh chấp tiền cọc hoặc hư hại tài sản.
Bài viết này sẽ đi sâu giải đáp chính xác quy định bắt buộc và không bắt buộc về công chứng, đồng thời liệt kê 3 trường hợp cụ thể mà bạn nên thực hiện công chứng để bảo vệ quyền lợi tối đa. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng hướng dẫn chi tiết quy trình thủ tục diễn ra như thế nào và những lưu ý cần để tâm. Cùng Quản Lý Tài Sản tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không? Thủ tục ra sao?
Nội dung chính
- Hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không?
- 3 trường hợp nên công chứng hợp đồng cho thuê nhà
- Thủ tục công chứng hợp đồng cho thuê nhà diễn ra thế nào?
- Hợp đồng thuê nhà không công chứng có làm được các thủ tục hành chính khác không?
- Cần lưu ý những gì khi công chứng hợp đồng cho thuê nhà?
- Quản Lý Tài Sản – Phần mềm quản lý nhà cho thuê tiện lợi, tối ưu
- Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không?
Không bắt buộc.
Theo Khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023, việc công chứng hợp đồng thuê nhà là hoàn toàn tự nguyện. Hợp đồng chỉ cần được lập thành văn bản, có chữ ký xác nhận của hai bên (bên cho thuê và bên thuê) là đã có đầy đủ giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành ngay tại thời điểm ký kết (trừ khi hai bên có thỏa thuận khác về thời điểm có hiệu lực).
Như vậy, câu hỏi hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không đã được giải quyết theo hướng “mở” để tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho thị trường. Quy định này giúp chủ nhà trọ, chủ căn hộ mini và khách thuê cắt giảm được các thủ tục hành chính rườm rà, tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại, đặc biệt phù hợp với đặc thù biến động thường xuyên của mô hình kinh doanh cho thuê.
Và tiếp theo cùng Quản Lý Tài Sản khám phá xem những trường hợp nào nên công chứng hợp đồng cho thuê nhà nhé!
Điều 164 Luật Nhà ở 2023 quy định không bắt buộc phải công chứng hợp đồng cho thuê nhà
3 trường hợp nên công chứng hợp đồng cho thuê nhà
Trong một số tình huống đặc thù, việc xác định hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không nên là “CÓ” để bảo vệ quyền lợi tối đa cho chủ nhà. Dưới đây là 3 trường hợp bạn nên cân nhắc ra phòng công chứng:
- Hợp đồng thuê nhà có giá trị lớn và thời hạn dài (trên 3 năm): Với các hợp đồng thuê nguyên căn, thuê mặt bằng kinh doanh hoặc căn hộ cao cấp với giá trị hợp đồng lên đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm, việc công chứng sẽ tạo ra một bằng chứng pháp lý vững chắc. Nếu khách thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc gây hư hại tài sản lớn, hợp đồng công chứng là cơ sở không thể chối cãi để khởi kiện đòi bồi thường.
- Khách thuê là người nước ngoài hoặc tổ chức pháp nhân: Khi đối tượng thuê là người nước ngoài, các thủ tục liên quan đến tạm trú, gia hạn visa thường được cơ quan chức năng xét duyệt kỹ càng hơn nếu hợp đồng được công chứng. Tương tự, nếu bên thuê là công ty (pháp nhân), họ thường yêu cầu công chứng để đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán chi phí và pháp lý doanh nghiệp.
- Chủ nhà muốn ủy quyền quản lý hoặc thế chấp tài sản: Trong trường hợp bạn cho thuê nhà nhưng đồng thời muốn dùng hợp đồng thuê đó để chứng minh thu nhập vay vốn ngân hàng, hoặc bạn ủy quyền cho một đơn vị khác vận hành, một bản hợp đồng đã công chứng sẽ có giá trị chứng minh cao hơn hẳn so với giấy tay thông thường.
Các trường hợp nên công chứng hợp đồng cho thuê nhà
Thủ tục công chứng hợp đồng cho thuê nhà diễn ra thế nào?
Sau khi đã giải đáp thắc mắc hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không, bạn nên nắm rõ quy trình công chứng tại các Văn phòng Công chứng tư nhân hoặc Phòng Công chứng nhà nước.
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ:
- Bên cho thuê (Chủ nhà): Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở (Sổ hồng/Sổ đỏ), CCCD/CMND, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Đăng ký kết hôn (nếu là tài sản chung).
- Bên thuê: CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài).
- Dự thảo hợp đồng: Nếu đã soạn sẵn (hoặc có thể nhờ công chứng viên soạn thảo).
Bước 2 – Nộp hồ sơ và thẩm định: Chủ nhà hoặc người đại diện mang hợp đồng đã ký sẵn cùng giấy tờ liên quan đến văn phòng công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ. Với các trường hợp tài sản giá trị lớn hoặc phức tạp, công chứng viên có thể yêu cầu cả bên thuê có mặt để xác nhận.
Bước 3 – Công chứng: Nếu hợp đồng đã được ký trước, công chứng viên sẽ kiểm tra chữ ký, thông tin các bên và tiến hành đóng dấu công chứng. Trong trường hợp cần, các bên vẫn có thể ký trực tiếp trước công chứng viên để hoàn thiện hợp đồng.
Bước 4: Đóng phí và nhận hồ sơ: Sau khi hoàn tất công chứng, bạn thanh toán phí theo quy định và nhận lại bản hợp đồng đã được đóng dấu. Hợp đồng này có giá trị pháp lý đầy đủ, sẵn sàng sử dụng cho các thủ tục hành chính hoặc làm cơ sở bảo vệ quyền lợi nếu xảy ra tranh chấp.
Thủ tục công chứng hợp đồng cho thuê nhà
Hợp đồng thuê nhà không công chứng có làm được các thủ tục hành chính khác không?
Đây là nỗi lo lớn nhất khiến các chủ nhà băn khoăn hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không. Thực tế, vì luật đã không bắt buộc công chứng, nên các cơ quan hành chính vẫn chấp nhận hợp đồng thuê nhà để thực hiện các thủ tục sau:
- Đăng ký tạm trú: Cơ quan Công an xã/phường chấp nhận hợp đồng thuê nhà không công chứng kèm theo bản sao giấy tờ nhà để làm thủ tục đăng ký tạm trú cho khách thuê.
- Đăng ký kinh doanh: Nếu khách thuê sử dụng địa chỉ nhà để đăng ký giấy phép kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư vẫn chấp nhận hợp đồng thuê nhà hợp lệ (có đủ chữ ký) mà không yêu cầu dấu công chứng.
- Kê khai và nộp thuế: Khi chủ nhà đi kê khai thuế cho thuê tài sản, cơ quan Thuế chỉ yêu cầu xuất trình hợp đồng thuê nhà bản chính (hoặc sao y) để xác định doanh thu, không bắt buộc phải có công chứng.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng hợp đồng phải đầy đủ, rõ ràng các thông tin: nhân thân hai bên, chi tiết căn nhà, giá thuê, thời hạn và chữ ký tươi để đảm bảo tính xác thực.
Hợp đồng thuê nhà không công chứng vẫn thực hiện được các thủ tục hành chính khác
Cần lưu ý những gì khi công chứng hợp đồng cho thuê nhà?
Khi đã xác định rõ hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không và tiến hành thực hiện, để tránh “tiền mất tật mang”, bạn cần lưu ý kỹ những điểm sau:
- Kiểm tra tình trạng pháp lý căn nhà: Nếu nhà đang thế chấp ngân hàng, bạn cần có văn bản đồng ý của ngân hàng cho phép cho thuê thì mới công chứng được hợp đồng. Đây là điểm quan trọng mà nhiều chủ nhà thường bỏ qua.
- Rà soát điều khoản phạt: Công chứng viên thường chỉ kiểm tra tính hợp pháp, ít khi can thiệp vào thỏa thuận thương mại. Hãy đảm bảo các điều khoản về tiền cọc, phạt vi phạm, bồi thường hư hại được ghi chi tiết để công chứng viên đưa vào văn bản chính thức.
- Hủy bỏ hợp đồng: Khác với hợp đồng tay, hợp đồng đã công chứng khi muốn chấm dứt trước hạn hoặc thanh lý, hai bên bắt buộc phải ra văn phòng công chứng để làm thủ tục hủy bỏ hợp đồng. Bạn cần nhớ kỹ điều này để tránh rắc rối về sau.
Một số lưu ý khi công chứng hợp đồng cho thuê nhà
Khi đã biết rõ hợp đồng cho thuê nhà có phải công chứng không và các điểm lưu ý quan trọng, việc quản lý hợp đồng sẽ trở nên an toàn và hiệu quả hơn. Để đơn giản hóa quy trình này, phần mềm Quản Lý Tài Sản giúp bạn tự động tạo hợp đồng, điền thông tin nhanh và sẵn sàng mang đi công chứng. Khám phá ngay sau đây nhé!
Quản Lý Tài Sản – Phần mềm quản lý nhà cho thuê tiện lợi, tối ưu
Việc soạn thảo một bản hợp đồng chuẩn chỉnh, đầy đủ pháp lý thường khiến các chủ nhà đau đầu, đặc biệt là khi phải quản lý hàng chục phòng trọ hay căn hộ cùng lúc. Hiểu được khó khăn đó, phần mềm Quản Lý Tài Sản đã tích hợp tính năng tạo hợp đồng tự động cực kỳ thông minh.
Thay vì phải loay hoay tìm mẫu trên mạng rồi chỉnh sửa thủ công từng dòng, với Quản Lý Tài Sản, bạn chỉ cần:
- Nhập thông tin khách thuê (Họ tên, CCCD).
- Chọn phòng thuê và giá tiền.
- Hệ thống sẽ tự động điền thông tin vào mẫu hợp đồng chuẩn pháp lý đã được thiết lập sẵn.
Bạn có thể xuất file PDF ngay lập tức để in ra ký kết hoặc mang đi công chứng nếu cần. Tính năng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm 90% thời gian soạn thảo mà còn đảm bảo hợp đồng luôn chặt chẽ, chuyên nghiệp, giúp việc quản lý vận hành trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết.
Để tìm hiểu chi tiết về phần mềm này, hãy liên hệ với chúng tôi qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts và bạn có thể tải ứng dụng để trải nghiệm các tính năng quản lý nhà cho thuê qua các nền tảng:
Tạo hợp đồng trực tiếp trên phần mềm Quản Lý Tài Sản
Câu hỏi thường gặp
Khi đăng ký kinh doanh, hợp đồng cho thuê nhà có phải công chứng không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn đăng ký kinh doanh, hợp đồng thuê nhà không bắt buộc phải công chứng để đăng ký trụ sở kinh doanh. Bạn chỉ cần hợp đồng bằng văn bản (viết tay hoặc đánh máy, ký đủ hai bên) và có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Tuy nhiên, nếu chủ nhà hoặc cơ quan quản lý yêu cầu để đảm bảo pháp lý, việc công chứng sẽ giúp hợp đồng trở nên vững chắc hơn.
Hợp đồng không công chứng có đăng ký tạm trú được không?
Hợp đồng thuê nhà không công chứng vẫn có thể dùng để đăng ký tạm trú, nhưng hiệu lực phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan quản lý địa phương. Một số địa phương hoặc dự thảo mới liên quan đến Luật Cư trú 2024 khuyến nghị hợp đồng công chứng/chứng thực để đăng ký tạm trú thuận lợi, đặc biệt khi thời hạn thuê dài hoặc nhiều người đăng ký cùng lúc. Nếu hợp đồng chỉ là bản viết tay mà không công chứng, cán bộ tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung xác nhận của chủ nhà.
Không công chứng hợp đồng cho thuê nhà có bị phạt không?
KHÔNG. Vì Luật Nhà Ở hiện hành quy định việc công chứng hợp đồng thuê nhà là tự nguyện, phụ thuộc vào nhu cầu của hai bên chứ không bắt buộc. Do đó, việc bạn và khách thuê chỉ ký hợp đồng tay (văn bản thường) là hoàn toàn đúng pháp luật và không bị xử phạt vi phạm hành chính dưới bất kỳ hình thức nào.
Qua bài viết này, hy vọng bạn đã được giải đáp rõ thắc mắc hợp đồng cho thuê nhà có cần công chứng không, các trường hợp nên công chứng, quy trình thực hiện, cũng như những lưu ý quan trọng khi ký kết. Trong quá trình quản lý cho thuê, để áp dụng công nghệ giúp công việc dễ dàng và hiệu quả hơn, hãy liên hệ ngay với Quản Lý Tài Sản qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts để được tư vấn chi tiết nhé!
