Không ít chủ nhà chia sẻ rằng họ gặp nhiều khó khăn trong quản lý nhà trọ sinh viên, công nhân ngay từ những việc tưởng chừng đơn giản: ghi chép thủ công, thiếu thống kê rõ ràng, khách nợ tiền mà không kiểm soát được. Dù đã cố gắng nhiều cách, tình trạng lặp lại vẫn khiến việc cho thuê trở nên áp lực.
Qua bài viết dưới đây, Quản Lý Tài Sản sẽ chỉ ra những nguyên nhân khiến quản lý nhà trọ trở nên rối rắm, từ sai lầm trong vận hành, thiếu công cụ hỗ trợ cho đến quy trình thiếu minh bạch. Hãy cùng chúng tôi từng bước tháo gỡ, chuẩn hóa công việc quản lý và giảm thiểu sai sót nhé!
7 khó khăn trong quản lý nhà trọ thường gặp và cách xử lý
1. Quản lý danh sách người thuê và cập nhật khi có người chuyển đi/đến
Một trong những khó khăn trong quản lý nhà trọ thường thấy là việc cập nhật không kịp thời thông tin khách thuê. Nhiều chủ trọ vẫn dùng sổ ghi chép hoặc ghi nhớ thủ công, dẫn đến việc nhầm lẫn và sai sót khi tổng hợp thông tin ban đầu.
- Chủ trọ quản lý khách thuê bằng sổ tay, ghi chú rời rạc hoặc chỉ nhớ trong đầu.
- Không cập nhật kịp khi có khách chuyển vào hoặc rời đi, dẫn đến mất kiểm soát.
- Khi có sự cố hoặc yêu cầu từ công an khu vực, không biết ai đang ở phòng nào.
- Hợp đồng không được lưu trữ đúng cách, gây khó khăn khi cần tra cứu hoặc làm bằng chứng pháp lý.
Giải pháp:
- Thiết lập bảng quản lý thông tin khách thuê theo phòng: họ tên, CCCD, thời gian ở, số điện thoại, tình trạng thanh toán.
- Sử dụng phần mềm Quản Lý Tài Sản, Excel hoặc Google Sheet với định dạng cố định, hoặc phần mềm quản lý nhà trọ để đồng bộ dữ liệu.
- Cập nhật ngay khi có thay đổi: chuyển đi, chuyển phòng, gia hạn hợp đồng, thanh lý.
Quản lý danh sách người thuê đến và đi
2. Tình trạng trống phòng và khó khăn trong thu hút khách thuê
Phòng trống là nỗi lo lớn đối với bất kỳ ai kinh doanh cho thuê. Có chủ nhà đã sửa sang lại phòng, đăng tin rầm rộ nhưng khách vẫn không gọi. Lý do có thể đến từ việc hình ảnh không hấp dẫn, thông tin không rõ ràng, giá thuê chưa hợp lý hoặc dịch vụ chưa đủ cạnh tranh.
Đây là một khó khăn trong quản lý nhà trọ tưởng chừng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và hiệu quả đầu tư.
- Phòng trống kéo dài, gây thất thu nghiêm trọng.
- Đăng tin nhiều nơi nhưng không ai gọi, hoặc khách đến xem rồi không quay lại.
- Hình ảnh không chuyên nghiệp, mô tả thiếu thông tin, giá thuê không hấp dẫn.
- Cơ sở vật chất xuống cấp, không cạnh tranh với nhà trọ khác trong khu vực.
Giải pháp:
- Chụp ảnh thật rõ ràng, đủ ánh sáng, kèm góc rộng để thể hiện diện tích thật.
- Ghi đầy đủ thông tin: diện tích, tiện ích, giá điện nước, ưu đãi nếu có.
- Cập nhật giá thuê định kỳ, so sánh với mặt bằng chung quanh khu vực để điều chỉnh kịp thời.
- Đăng tin đều đặn trên nhiều kênh như Facebook, Zalo, website, các nền tảng cho thuê nhà.
- Áp dụng ưu đãi để thu hút khách: giảm 20% đầu tháng, chính sách ưu đãi khi thuê dài hạn.
Tình trạng khó duy trì lượng khách thuê ổn định, nhiều phòng không có người ở
3. Quản lý thu chi và chi phí vận hành lớn
- Không kiểm soát được dòng tiền: không biết thu bao nhiêu, chi bao nhiêu.
- Quên thu tiền phòng, nhầm lẫn giữa các khách dẫn đến mất uy tín.
- Phát sinh chi phí sửa chữa, vệ sinh, điện nước nhưng không ghi lại, khó tổng kết cuối tháng.
- Thiếu báo cáo tổng thể khiến chủ trọ không đánh giá được hiệu quả kinh doanh.
Giải pháp:
- Thiết lập bảng thu – chi theo từng phòng: tiền phòng, điện nước, internet, dịch vụ phát sinh.
- Lập kế hoạch chi phí cố định và quỹ dự phòng sửa chữa nhỏ.
- Dùng phần mềm có chức năng nhắc nhở thu tiền, tổng hợp báo cáo công nợ, lãi/lỗ.
- Đối chiếu thu – chi theo tuần hoặc tháng để phát hiện bất thường sớm.
Dễ thất thoát doanh thu vì thu chi thủ công, thiếu minh bạch
4. Vấn đề an ninh, trật tự và tệ nạn xã hội
- Khách thuê đưa người lạ về ở mà không khai báo.
- Có tiếng ồn, cãi vã, tụ tập sau 22h, gây mất trật tự khu trọ.
- Nguy cơ phát sinh tệ nạn xã hội nếu không kiểm soát người thuê kỹ từ đầu.
- Không có hệ thống giám sát, không có nội quy hoặc chế tài xử lý vi phạm.
Giải pháp:
- Trang bị camera tại khu vực hành lang, lối đi chung, cổng ra vào để giám sát.
- Thiết lập nội quy rõ ràng và cho khách ký cam kết khi thuê.
- Giao tiếp rõ với khách: không tụ tập sau 22h, không cho người lạ ở qua đêm nếu không đăng ký.
- Phối hợp với tổ dân phố, công an khu vực để kiểm tra đột xuất nếu cần.
Giúp khách hiểu và tuân thủ nội quy bằng cách ký xác nhận khi ký hợp đồng
5. Vấn đề pháp lý và đăng ký kinh doanh nhà trọ
Đây là một khó khăn trong quản lý nhà trọ ít được chú trọng nhưng có thể để lại hậu quả nặng nề khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
- Cho thuê không đăng ký kinh doanh, không khai báo tạm trú cho khách thuê.
- Hợp đồng thuê sơ sài, không đủ điều kiện pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
- Không nắm rõ các quy định về thuế, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường.
Giải pháp:
- Đăng ký kinh doanh nếu cho thuê từ 5 phòng trở lên hoặc theo quy định địa phương.
- Lập hợp đồng thuê rõ ràng, có chữ ký và giấy tờ kèm theo.
- Thực hiện khai báo lưu trú cho khách thuê theo đúng quy định pháp luật.
- Tìm hiểu kỹ yêu cầu về an toàn phòng cháy, biển hiệu, quy chuẩn xây dựng (nếu có).
Nên thực hiện đăng ký tạm trú đúng hạn để đảm bảo tuân thủ pháp luật
6. Thiếu nhân lực hoặc kinh nghiệm quản lý chuyên nghiệp
Việc chủ nhà tự làm mọi việc từ tiếp khách, thu tiền, xử lý sự cố cho đến bảo trì sẽ dẫn đến quá tải, không kịp phản hồi khách thuê, khiến dịch vụ thiếu chuyên nghiệp và dễ mất uy tín.
Đây được xem là khó khăn trong quản lý nhà trọ thường thấy khi mô hình phát triển nhanh nhưng đội ngũ nhân sự không thể theo kịp.
- Chủ nhà tự làm mọi việc: từ thu tiền, sửa điện nước, tiếp khách đến xử lý sự cố.
- Không có quy trình vận hành rõ ràng, dẫn đến thiếu sót, xử lý chậm.
- Khách phản ánh chậm được hỗ trợ, dễ mất uy tín.
- Không có thời gian nghỉ ngơi, dẫn đến kiệt sức hoặc ngại phát triển thêm mô hình.
Giải pháp:
- Lập quy trình từng bước: đón khách, thu tiền, kiểm tra phòng, xử lý sự cố.
- Thuê cộng tác viên theo giờ hoặc người hỗ trợ vệ sinh, bảo trì.
- Với mô hình lớn, cân nhắc thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp.
- Dùng phần mềm Quản Lý Tài Sản, tự động 100% mọi quy trình để giảm khối lượng công việc thủ công, chỉ tập trung vào giám sát và quyết định chính.
Thiếu người vận hành và chưa có kinh nghiệm quản lý bài bản
7. Khó khăn khi tài sản xuống cấp
Đây là khó khăn trong quản lý nhà trọ mà nhiều người chỉ nhận ra khi thiệt hại đã xảy ra, cụ thể là:
- Không có lịch bảo trì định kỳ, dẫn đến hệ thống điện, nước, nhà vệ sinh xuống cấp nghiêm trọng.
- Sửa chữa chắp vá, phát sinh chi phí lớn do hư hỏng lan rộng.
- Khách thuê phàn nàn nhưng không xử lý kịp thời, ảnh hưởng trải nghiệm.
- Hình ảnh nhà trọ xấu đi, tỷ lệ khách ở lâu giảm.
Giải pháp:
- Kiểm tra hệ thống điện nước, thiết bị phòng ở theo tháng hoặc quý.
- Dự phòng ngân sách sửa chữa nhỏ (100.000 – 200.000 đ/phòng/tháng).
- Khi phòng trống, kết hợp bảo trì trước khi khách mới dọn vào.
- Đầu tư các hạng mục bền bỉ hơn để giảm chi phí sửa chữa dài hạn.
Bảo trì hệ thống điện nước và kiểm tra thiết bị phòng ở theo chu kỳ
Làm sao để khắc phục khó khăn trong quản lý nhà trọ?
Những khó khăn trong quản lý nhà trọ sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn nếu bạn có quy trình và phần mềm hỗ trợ phù hợp:
- Sử dụng phần mềm Quản Lý Tài Sản với các tính năng tự động toàn diện từ tính toán chỉ số điện – nước, phụ thu đến tạo, gửi hoá đơn và báo cáo chi tiết… giúp đồng bộ thông tin, hợp đồng và khách thuê.
- Thiết lập quy trình rõ ràng cho từng khâu: tiếp nhận khách, vận hành, bảo trì, thu phí.
- Phân công công việc cụ thể nếu có người hỗ trợ hoặc thuê ngoài các hạng mục tốn thời gian.
- Theo dõi báo cáo tài chính, công nợ và hiệu suất vận hành để có phương án điều chỉnh kịp thời.
- Đầu tư vào chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng để nâng cao tỷ lệ thuê dài hạn.
Những cách khắc phục khó khăn trong quản lý nhà trọ
Chủ nhà trọ cần lưu ý những gì khi quản lý nhà trọ và khách thuê?
- Luôn cập nhật danh sách khách thuê, hợp đồng, và thời hạn thanh toán rõ ràng.
- Đảm bảo an toàn, trật tự trong khu nhà trọ thông qua nội quy, giám sát và phối hợp địa phương.
- Minh bạch tài chính, báo cáo thu – chi định kỳ, dễ đối chiếu và phân tích.
- Tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý về đăng ký kinh doanh, khai báo lưu trú và PCCC.
- Duy trì bảo trì định kỳ để giữ chất lượng tài sản ổn định, giảm chi phí phát sinh.
- Cải thiện dịch vụ và tương tác với khách thuê thường xuyên để tăng trải nghiệm và giữ chân lâu dài.
Những lưu ý khi quản lý nhà trọ và khách thuê
Quản Lý Tài Sản – Phần mềm vận hành tài sản cho thuê chuyên nghiệp, thông minh
Đây là phần mềm vận hành tài sản cho thuê với giao diện đơn giản, tính năng thông minh, phù hợp với nhà trọ, căn hộ mini, mặt bằng kinh doanh và doanh nghiệp bất động sản. Giải pháp giúp bạn kiểm soát toàn diện mọi hoạt động cho thuê, tiết kiệm 50% thời gian và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tính năng nổi bật:
- Tự động tính tiền điện, nước, phụ thu chính xác theo chỉ số
- Tạo và gửi hóa đơn hàng loạt kèm mã QR code tiện lợi
- Tổng hợp báo cáo tài chính minh bạch, rõ ràng theo thời gian thực
- Theo dõi công nợ, nhắc lịch thu tiền, gia hạn hợp đồng tự động
- Phân quyền người dùng linh hoạt theo vai trò và khu vực quản lý
- Phân nhóm tài sản theo khu vực, loại hình hoặc đơn vị phụ trách.
Nếu bạn muốn trải nghiệm các tính năng trên, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts để dùng thử demo miễn phí. Quản Lý Tài Sản sẽ giúp bạn giảm áp lực vận hành, tiết kiệm thời gian và kiểm soát tài chính hiệu quả hơn mỗi ngày.
Qua 7 khó khăn trong quản lý nhà trọ sinh viên, công nhân trên, có thể thấy việc vận hành hiệu quả không chỉ dựa vào kinh nghiệm mà cần cả quy trình và công cụ phù hợp. Chủ động chuẩn hóa từng khâu từ sớm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy bình bên dưới bài viết để được Quản Lý Tài Sản giải đáp nhanh chóng nhé!
