Những điều cần biết khi cho thuê nhà để tránh rủi ro

Bạn đã bao giờ cảm thấy mệt mỏi vì phải liên tục đăng tin tìm khách hay đau đầu vì những tranh cãi không đáng có về điều khoản hợp đồng? Đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần cập nhật ngay những điều cần biết khi cho thuê nhà mới nhất để chuẩn hóa lại quy trình làm việc, giúp việc làm chủ trở nên thảnh thơi và hiệu quả hơn.

Nội dung dưới đây là cẩm nang thực chiến dành cho các chủ nhà, bao quát toàn bộ các bước: từ chuẩn bị tân trang, thẩm định giá, marketing tìm khách đến các nghiệp vụ quản lý như làm thủ tục cư trú, đóng thuế và xử lý rủi ro. Hãy cùng Quản Lý Tài Sản nâng cấp tư duy quản lý và vận hành mô hình cho thuê của bạn một cách chuyên nghiệp hơn nhé!

Những điều cần biết khi cho thuê nhà để tránh rủi ro

1. Sửa chữa, tân trang lại nhà cho thuê

Ấn tượng đầu tiên quyết định 60% khả năng “chốt đơn” của khách. Tuy nhiên, một trong những điều cần biết khi cho thuê nhà quan trọng nhất là bạn không nên đầu tư quá đà dẫn đến lâu thu hồi vốn. Hãy áp dụng quy tắc “tối thiểu chi phí – tối đa hiệu quả”:

• Ngoại thất và lối vào: Đảm bảo cổng nhà sạch sẽ, bảng số nhà rõ ràng và đủ ánh sáng.
• Sơn tường: Một lớp sơn mới màu trung tính (trắng, kem) luôn làm căn phòng trông rộng và sạch hơn.
• Hệ thống điện nước: Hãy kiểm tra kỹ áp lực nước, vòi sen, bóng đèn và các ổ cắm. Khách thuê rất kỵ việc mới dọn vào đã phải gọi thợ sửa chữa.
• Vệ sinh: Trước khi dẫn khách xem, nhà phải sạch bong, không mùi ẩm mốc.

Mẹo nhỏ: Thay thế các tay nắm cửa cũ kỹ hoặc lắp thêm rèm cửa sáng màu là cách rẻ tiền nhất để nâng tầm giá trị căn hộ.

Sửa chữa, tân trang lại căn nhà

2. Xác định chính xác nhóm khách thuê mục tiêu

Không có căn nhà nào phù hợp với tất cả mọi người. Việc vẽ rõ chân dung khách hàng giúp bạn tiết kiệm chi phí quảng cáo và dễ dàng thiết lập tiện ích đi kèm:

• Hộ gia đình: Cần sự ổn định, an ninh, gần chợ, trường học. Họ thường thuê lâu dài và giữ gìn nhà cửa tốt.
• Nhóm sinh viên: Cần giá rẻ, gần trạm xe buýt/trường học, internet mạnh. Chấp nhận ở đông người.
• Người nước ngoài/Chuyên gia: Yêu cầu cao về nội thất tiện nghi, dịch vụ trọn gói (dọn dẹp, giặt ủi) và sự riêng tư.
• Nhân viên văn phòng: Thích sự yên tĩnh, giờ giấc tự do và nội thất cơ bản.

Làm tốt bước này, bạn sẽ tìm đúng người, cho thuê nhanh và giữ được sự ổn định lâu dài. Đây cũng là một trong những điều cần biết khi cho thuê nhà mà bất kỳ chủ nhà nào cũng nên ưu tiên.

Xác định rõ chân dung khách thuê nhà

3. Thiết lập mức giá cho thuê phù hợp thị trường

Định giá thuê quá cao hoặc quá thấp là lỗi phổ biến khiến nhà để trống nhiều tháng trời hoặc mất đi một khoản lợi nhuận lớn. Để có mức giá chuẩn, hãy đi khảo sát:

• Phương pháp so sánh: Tìm kiếm các căn nhà có cùng diện tích, vị trí, tiện ích trong bán kính 1 – 2km trên các trang đăng tin nhà cho thuê.
• Cộng thêm giá trị: Nếu nhà bạn có ưu thế (nội thất xịn, view đẹp, chỗ để xe rộng), hãy tự tin cộng thêm 10 – 15% so với giá trung bình.
• Chi phí ẩn: Giá thuê nên bao gồm cả dự trù cho chi phí bảo trì, khấu hao tài sản và trượt giá hằng năm.
• Linh hoạt: Cân nhắc giảm giá nhẹ nếu khách ký hợp đồng dài hạn (trên 1 năm) hoặc thanh toán 1 lần nhiều tháng.

Định giá mức cho thuê phù hợp với thị trường, vị trí cho thuê

4. Đăng tin tìm kiếm khách thuê

Một trong những bước quan trọng để vận hành hiệu quả là nắm rõ các quy tắc khi đăng tin tìm khách – đây cũng là một phần quan trọng trong những điều cần biết khi cho thuê nhà. Tin đăng chuẩn sẽ giúp bạn tiếp cận đúng khách và rút ngắn thời gian trống phòng:

• Hình ảnh nổi bật: Chụp ảnh sáng, rõ, góc rộng, ưu tiên thêm video “house tour” để tăng độ tin cậy.
• Tiêu đề thu hút nhưng trung thực: Nhấn mạnh điểm mạnh nhất của căn nhà để người xem dừng lại ngay lập tức.
• Nội dung ngắn gọn, đủ ý: Ghi rõ diện tích, số phòng, tiện ích, giá – cùng lời kêu gọi liên hệ rõ ràng.
• Phủ sóng đa kênh: Đăng trên các website bất động sản cho thuê, nhóm cộng đồng Facebook, Tiktok, Zalo và cả treo biển tại nhà để tối đa lượng tiếp cận.

Đăng tin tìm kiếm khách thuê nhà

Tin đăng tốt có thể mang về rất nhiều cuộc gọi, nhưng không phải cuộc gọi nào cũng đến từ người thuê phù hợp. Đây là lúc bạn cần một bộ lọc đủ rõ ràng để chọn đúng khách.

5. Lọc khách thuê phù hợp

Sàng lọc khách thuê là bước quan trọng trong những điều cần biết khi cho thuê nhà. Đừng vội nhận khách chỉ để lấp đầy phòng, hãy tinh tế đánh giá qua cuộc gọi hoặc buổi xem nhà:

• Khả năng tài chính: Công việc và nguồn thu nhập có ổn định không?
• Mục đích thuê: Bao nhiêu người ở, có nuôi thú cưng hay kinh doanh tại nhà không?
• Lịch sử thuê: Tại sao họ rời nơi ở cũ? Câu trả lời có thể tiết lộ thái độ và thói quen của họ.
• Thái độ giao tiếp: Người thuê lịch sự, rõ ràng ngay từ đầu thường ít phát sinh rắc rối sau này.

6. Soạn hợp đồng thuê nhà rõ ràng

Hợp đồng thuê nhà là căn cứ pháp lý bảo vệ bạn khi có tranh chấp và đây cũng là một trong những điều cần biết khi cho thuê nhà vô cùng quan trọng. Một hợp đồng chuẩn cần có đầy đủ các điều khoản:

• Thông tin pháp lý: Thông tin CMND/CCCD, hộ khẩu của bên thuê và bên cho thuê.
• Giá cả và thanh toán: Ghi rõ giá thuê, tiền cọc (thường 1 – 2 tháng), thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán.
• Trách nhiệm bảo quản: Quy định rõ ai chịu trách nhiệm sửa chữa khi hư hỏng. Lập biên bản bàn giao hiện trạng tài sản kèm theo.
• Chấm dứt hợp đồng: Quy định thời gian báo trước nếu muốn chuyển đi và điều kiện hoàn trả tiền cọc.

Soạn hợp đồng cho thuê nhà thật rõ ràng, minh bạch

7. Thực hiện các thủ tục cư trú cho người thuê

Trong những điều cần biết khi cho thuê nhà, việc khai báo cư trú là bước nhiều chủ nhà hay bỏ sót nhưng lại có rủi ro pháp lý rất lớn. Luật Cư trú 2020 quy định rất nghiêm ngặt. Đừng chủ quan vì mức phạt hiện nay đã tăng cao (từ 500,000đ – 1,000,000đ/trường hợp không khai báo).

• Thủ tục: Yêu cầu khách cung cấp ảnh chụp 2 mặt CCCD.
• Cách thức: Truy cập Cổng Dịch vụ Bộ Công An, chọn mục “Đăng ký, quản lý cư trú” hoặc dùng app VNeID mục “Thông báo lưu trú”.
• Lưu ý: Phải khai báo trước 23h cùng ngày khách dọn vào. Nếu khách là người nước ngoài, phải khai báo qua trang web của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố (không dùng VNeID).

8. Hoàn thiện giấy tờ liên quan đến đăng ký kinh doanh

Nhiều chủ nhà lầm tưởng chỉ doanh nghiệp mới cần đăng ký kinh doanh. Thực tế:

• Nếu chỉ cho thuê 1 – 2 căn nhà quy mô nhỏ thì bạn không bắt buộc đăng ký hộ kinh doanh cá thể, nhưng phải đăng ký Mã số thuế cá nhân đối với hoạt động cho thuê tài sản.
• Nếu vận hành chuỗi phòng trọ, căn hộ dịch vụ bắt buộc đăng ký Hộ kinh doanh cá thể hoặc Doanh nghiệp để đảm bảo pháp lý về PCCC và An ninh trật tự.
• Việc có mã số thuế giúp bạn xuất được hóa đơn điện tử (nếu khách thuê là công ty cần chi phí đầu vào), tăng lợi thế cạnh tranh rất lớn.

Cần hoàn thành đầy đủ các loại giấy tờ liên quan đến việc kinh doanh

9. Kê khai và nộp thuế đúng quy định

Trong những điều cần biết khi cho thuê nhà đó chính là hãy lưu ý mức doanh thu 100 triệu đồng/năm như sau:

• Nếu doanh thu cho thuê dưới hoặc bằng 100 triệu đồng/năm (tương đương trung bình dưới 8,3 triệu đồng/tháng), bạn sẽ được miễn toàn bộ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Trong trường hợp này, bạn không cần phải nộp tờ khai thuế.
• Nếu doanh thu cho thuê vượt quá 100 triệu đồng/năm, bạn phải nộp thuế tổng cộng 10% trên doanh thu (bao gồm 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN) cùng với lệ phí môn bài (mức đóng từ 300,000đ – 1,000,000đ/năm).
• Bạn có thể lựa chọn kê khai thuế cho thuê nhà theo từng kỳ thanh toán hoặc kê khai một lần cho cả năm để đơn giản hóa thủ tục.

Lưu ý quan trọng: Trong hợp đồng cho thuê, nên ghi rõ điều khoản: “Giá thuê chưa bao gồm các loại thuế, phí liên quan đến việc cho thuê”. Nếu thỏa thuận cho khách thuê chịu trách nhiệm nộp thuế thay chủ nhà, thì doanh thu tính thuế sẽ dựa trên số tiền thực tế khách trả.

Phải chú ý kê khai và nộp thuế đúng hạn và đúng quy định pháp luật

10. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý nhà cho thuê nhà

Một trong những điều cần biết khi cho thuê nhà thời nay là đừng quản lý mọi thứ theo cách thủ công khi lượng khách thuê tăng lên. Hiện có nhiều phần mềm quản lý nhà cho thuê như Mona House, Resident, Lalahome, iTro… Tuy nhiên, rào cản lớn nhất của các giải pháp này thường là chi phí cao, quá nhiều tính năng phức tạp hoặc giao diện “đánh đố” người dùng không rành công nghệ.

Hiểu được nỗi đau đó, phần mềm Quản Lý Tài Sản được thiết kế tập trung vào sự tinh gọn và hiệu quả thực tế. Không rườm rà với giao diện trực quan giúp kể cả người lớn tuổi hay người không rành công nghệ cũng có thể làm chủ chỉ sau 5 phút làm quen.

Các tính năng quản lý nhà cho thuê:

• Tự động tính hóa đơn: Chỉ cần nhập chỉ số điện/nước mới, hệ thống tự động tính tiền, xuất hóa đơn và gửi trực tiếp qua Zalo/Email cho khách thuê.
• Thanh toán tự động: Khách thuê có thể thanh toán online trực tiếp qua QR code, giúp chủ nhà nhận tiền nhanh, đúng hạn.
• Báo cáo tài chính: Bạn có thể xem ngay doanh thu, lợi nhuận và chi phí bảo trì hàng tháng ngay trên điện thoại.
• Phân nhóm tài sản: Dễ dàng phân loại, theo dõi từng căn nhà hoặc khu vực theo nhu cầu, giúp chủ nhà quản lý nhiều bất động sản hiệu quả.

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết, hãy liên hệ trực tiếp qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts và có thể trải nghiệm ứng dụng ngay bằng cách tải phần mềm:

• Dành cho Android tại đây
• Dành cho iOS tại đây

Gửi hoá đơn & QR code đến người thuê

Những rủi ro nào thường gặp khi cho thuê nhà?

Cho thuê nhà tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không nắm vững những điều cần biết khi cho thuê nhà thực tế, chủ nhà có thể gặp nhiều rủi ro. Dưới đây là những tình huống phổ biến nhất:

• Khách thuê không phù hợp: Chọn khách vội vàng dễ dẫn đến trả tiền trễ, phá hợp đồng hoặc làm hư hỏng tài sản; cần lọc kỹ khách, xác minh khả năng tài chính và mục đích thuê trước khi ký hợp đồng.
• Nhà xuống cấp nhanh: Bỏ qua bước sửa chữa, tân trang khiến nội thất và thiết bị hỏng sớm; nên nâng cấp cơ bản và lập danh sách hiện trạng chi tiết kèm hình ảnh.
• Tranh chấp hợp đồng: Hợp đồng thiếu chi tiết dễ gây mâu thuẫn về tiền thuê, đặt cọc; cần soạn hợp đồng rõ ràng, nêu đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.
• Vấn đề pháp lý: Không khai báo cư trú, đăng ký kinh doanh hay kê khai thuế đúng hạn có thể bị phạt; chủ nhà nên hoàn tất các thủ tục này để tránh rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra đột xuất.
• Quản lý khó khăn: Theo dõi thủ công nhiều căn nhà dễ bỏ sót thanh toán, bảo trì hoặc thông tin khách thuê; sử dụng phần mềm quản lý nhà cho thuê sẽ giúp theo dõi hợp đồng, thanh toán và phân nhóm tài sản linh hoạt, vận hành dễ dàng hơn.

Các rủi ro thường gặp và giải pháp xử lý hiệu quả

Câu hỏi thường gặp

Ai là người phải đi đăng ký tạm trú: Chủ nhà hay khách thuê?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, người thuê nhà là bên có nghĩa vụ đăng ký tạm trú tại nơi ở mới. Chủ nhà thường hỗ trợ bằng cách cung cấp giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp, hợp đồng thuê nhà để người thuê thực hiện thủ tục đăng ký. Với người nước ngoài thuê nhà, chủ nhà hoặc người quản lý cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo tạm trú cho khách thuê theo quy định.

Tiền cọc thuê nhà thường là bao nhiêu?

Tiền cọc thuê nhà không có mức cố định theo pháp luật, nhưng thường phổ biến là từ 1 đến 3 tháng tiền thuê tùy thoả thuận giữa chủ nhà và khách thuê. Mức cọc này nhằm đảm bảo khách thuê thực hiện đúng hợp đồng và có thể biến động tùy vào giá trị căn nhà, vị trí, tính thanh khoản thị trường thuê nhà.

Cho người nước ngoài thuê nhà có phức tạp hơn không?

Cho người nước ngoài thuê nhà có phần phức tạp hơn do các yêu cầu pháp lý bổ sung như cần đăng ký tạm trú cho khách nước ngoài qua Phòng Quản lý xuất nhập cảnh hoặc công an địa phương, tuân thủ các thủ tục báo cáo và điều kiện an ninh trật tự nghiêm ngặt hơn so với người Việt Nam. Chủ nhà hoặc đơn vị quản lý có trách nhiệm hỗ trợ khai báo tạm trú cho khách nước ngoài trong thời gian thuê.

Cho thuê nhà không chỉ là việc tìm khách mà còn là quá trình quản lý toàn diện. Hiểu rõ những điều cần biết khi cho thuê nhà thực tế, bạn sẽ chủ động hơn trong mọi tình huống, từ sàng lọc khách thuê, thiết lập hợp đồng, đến kê khai thuế và vận hành phần mềm quản lý. Hãy liên hệ Quản Lý Tài Sản ngay hôm nay qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts nếu bạn cần phần mềm hỗ trợ quản lý nhà cho thuê hiệu quả và tiện lợi.