Hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ gồm những gì? Quy định ra sao?

Vận hành nhà trọ, căn hộ cho thuê luôn đi kèm với nhiều trách nhiệm pháp lý, trong đó an toàn PCCC là ưu tiên hàng đầu. Việc chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ chuẩn pháp lý không chỉ là bước cần thiết, mà còn là cam kết đảm bảo an toàn tính mạng cho người thuê và bảo vệ tài sản của chính bạn.

Vậy, một hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ thực sự cần những gì? Bài viết này sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ: từ việc xác định quy mô nhà trọ nào bắt buộc phải làm PCCC, chi tiết các giấy tờ trong hồ sơ thẩm duyệt và hồ sơ quản lý tại cơ sở, cho đến nơi nộp và mức xử phạt nếu vi phạm. Hãy cùng Quản Lý Tài Sản làm rõ mọi thắc mắc để vận hành cơ sở an toàn, đúng luật.

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ gồm những gì? Quy định ra sao?

Quy mô nhà trọ thế nào thì cần xác nhận PCCC?

Theo quy định tại Nghị định 136/2020/NĐ-CP về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và cứu nạn cứu hộ, nhà trọ cần phải thực hiện xác nhận PCCC tùy theo quy mô và độ cao như sau:

• Nhà trọ từ 5 tầng trở lên hoặc có tổng khối tích từ 5.000 m³ trở lên bắt buộc phải có Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế PCCC và được nghiệm thu, chấp thuận bởi cơ quan chức năng chuyên trách PCCC.
• Nhà trọ dưới 5 tầng và tổng khối tích dưới 500 m³ vẫn cần đáp ứng các điều kiện an toàn về PCCC nhưng hình thức thẩm duyệt có sự khác biệt, vẫn yêu cầu hồ sơ nhưng mức độ thẩm duyệt và nghiệm thu phù hợp theo quy định.
• Ngoài ra, nhà trọ dù nhỏ hơn nhưng phải có nội quy, biển báo, hệ thống an toàn PCCC và lực lượng phòng cháy chữa cháy cơ sở được huấn luyện đầy đủ.

Điều kiện quy mô nhà trọ cần xác nhận PCCC

Checklist bộ hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ theo đúng quy định pháp luật

Bộ hồ sơ PCCC nhà trọ cần chuẩn bị đầy đủ, tuân thủ theo quy định tại Nghị định 136/2020/NĐ-CP, gồm các thành phần chính sau:

Hồ sơ đề nghị thẩm duyệt & nghiệm thu PCCC

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ này thực hiện trước và sau khi thi công cơ sở và được chia làm 2 bước:

1. Hồ sơ đề nghị thẩm duyệt thiết kế PCCC – Nộp trước khi xây (Theo Điều 13, Nghị định 136/2020/NĐ-CP)

• Văn bản đề nghị thẩm duyệt thiết kế PCCC (Mẫu PC06).
• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (hoặc văn bản tương đương).
• Bản vẽ và thuyết minh kỹ thuật về PCCC (do đơn vị có chức năng thiết kế PCCC lập).
• Dự toán tổng mức đầu tư (nếu có).

2. 2. Hồ sơ đề nghị nghiệm thu PCCC – Nộp sau khi hoàn công, trước khi sử dụng (Theo Điều 15, Nghị định 136/2020/NĐ-CP)

• Văn bản đề nghị nghiệm thu PCCC (Mẫu PC07).
• Bản sao Giấy chứng nhận thẩm duyệt PCCC (đã được cấp ở bước 1).
• Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC.
• Các biên bản thử nghiệm, nghiệm thu thiết bị và hệ thống PCCC.
• Giấy chứng nhận xuất xưởng/kiểm định của các thiết bị PCCC đã lắp đặt.

Mẫu hồ sơ đề nghị thẩm duyệt PCCC (PC06)

Mẫu nghiệm thu PCCC (PC07)

Hồ sơ quản lý PCCC tại cơ sở cho thuê

Dù đã hoàn tất thẩm duyệt và nghiệm thu, chủ trọ vẫn cần duy trì đầy đủ hồ sơ quản lý PCCC trong suốt quá trình vận hành. Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định phòng cháy chữa cháy nhà trọ, nhằm đảm bảo cơ sở luôn trong trạng thái an toàn, sẵn sàng xử lý khi có sự cố và đáp ứng kiểm tra đột xuất từ cơ quan chức năng. Bộ hồ sơ gồm:

• Nội quy về PCCC và thoát nạn tại cơ sở.
• Biển cấm, biển báo, sơ đồ chỉ dẫn PCCC, thoát nạn phù hợp quy chuẩn.
• Quyết định phân công trách nhiệm về PCCC cho từng cá nhân trong cơ sở.
• Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC cho lực lượng PCCC cơ sở.
• Hồ sơ kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì các thiết bị, hệ thống PCCC theo định kỳ.
• Biên bản kiểm tra an toàn PCCC định kỳ.
• Báo cáo hoạt động PCCC, sự cố (nếu có).

Mẫu nội quy PCCC tại nhà trọ

Nộp hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ ở đâu?

Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ PCCC nhà trọ, bước tiếp theo là xác định nơi nộp hồ sơ đúng quy định. Việc nộp đúng cơ quan giúp rút ngắn thời gian thẩm duyệt, đảm bảo nhà trọ được cấp giấy xác nhận PCCC kịp thời và tránh phát sinh rủi ro pháp lý.

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ được nộp tại:

• Cơ quan Cảnh sát phòng cháy chữa cháy và cứu nạn cứu hộ địa phương cấp thành phố hoặc cấp tỉnh (tuỳ theo phân cấp quản lý và quy mô cơ sở).
• Hiện nay, nhiều địa phương cũng triển khai nộp hồ sơ PCCC trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an nhằm tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp.
• Chủ nhà trọ cần kiểm tra cụ thể địa chỉ và hình thức tiếp nhận hồ sơ tại Phòng Cảnh sát PCCC địa phương nơi cơ sở đặt trụ sở.

Chi phí để làm một bộ hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ là bao nhiêu?

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 258/2016/TT-BTC (và các sửa đổi bổ sung), chi phí làm hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ phụ thuộc quy mô và đơn vị tư vấn, thường dao động:

• Phí thẩm duyệt thiết kế PCCC theo quy định tối thiểu 500,000 đồng, tối đa có thể lên đến 150,000,000 đồng, tùy tổng mức đầu tư dự án.
• Chi phí dịch vụ khảo sát, thiết kế, lập hồ sơ thường từ 5,000,000 – 20,000,000 đồng.
• Có thêm chi phí in ấn, công chứng, chỉnh sửa hồ sơ khoảng 1,000,000 – 3,000,000 đồng.
• Nếu tự làm hồ sơ sẽ tiết kiệm chi phí, nhưng thuê dịch vụ chuyên nghiệp giúp hồ sơ chính xác, nhanh chóng hơn.

Chi phí hồ sơ PCCC tùy thuộc vào quy mô nhà trọ

Nếu nhà trọ không làm hồ sơ PCCC, chủ nhà sẽ bị xử phạt như thế nào?

Theo Nghị định 144/2023/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong việc lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ là:

• Phạt tiền từ 300,000 – 500,000 đồng nếu không đủ tài liệu trong hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC.
• Phạt tiền từ 3,000,000 – 5,000,000 đồng nếu không lập hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC theo quy định.
• Ngoài ra, có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả, đình chỉ hoạt động, thậm chí xử lý hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng gây hậu quả cháy nổ.

Do đó, chủ trọ cần thực hiện đầy đủ bộ hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ để đảm bảo an toàn và tránh rủi ro pháp lý.

Các mức xử phạt khi vi phạm quy định PCCC

Chủ trọ cần lưu ý những gì khi làm hồ sơ phòng cháy chữa cháy cho nhà trọ?

Để việc lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ diễn ra suôn sẻ, đảm bảo an toàn và đúng pháp luật, chủ trọ cần lưu ý những điểm sau:

• Luôn cập nhật quy định pháp luật mới nhất về PCCC, đặc biệt là Nghị định 136/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, chính xác theo yêu cầu của cơ quan PCCC, tránh sai sót làm chậm thủ tục.
• Thường xuyên kiểm tra, bảo trì, cập nhật hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC tại cơ sở.
• Phân công rõ ràng và huấn luyện đầy đủ nhân sự chịu trách nhiệm PCCC cơ sở.
• Chủ động phối hợp với cơ quan chức năng trong quá trình thẩm duyệt, nghiệm thu để thuận tiện, nhanh chóng.
• Tận dụng các hình thức nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian, công sức.
• Luôn có phương án chữa cháy được phê duyệt và các biện pháp an toàn thiết thực tại chỗ.

Một số lưu ý khi làm hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ là trách nhiệm pháp lý bắt buộc. Tuy nhiên, thách thức lớn hơn nằm ở việc duy trì các tiêu chuẩn an toàn PCCC và vận hành cơ sở một cách trơn tru, chuyên nghiệp hàng ngày. Đây chính là lúc một công cụ quản lý thông minh phát huy tác dụng. Mời bạn đọc tiếp nội dung sau đây nhé!

Quản Lý Tài Sản – Phần mềm quản lý nhà trọ sinh viên, công nhân chuyên nghiệp

Mặc dù phần mềm Quản Lý Tài Sản không trực tiếp thay bạn thực hiện các thủ tục pháp lý PCCC, nhưng với những tính năng quản lý nhà trọ cốt lõi, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn vận hành bài bản hơn, cụ thể là:

• Giải phóng thời gian: Tự động hóa việc ghi điện nước, thu tiền, hợp đồng, giúp chủ trọ rảnh tay để tập trung xử lý các vấn đề pháp lý quan trọng như PCCC.
• Quản lý nhắc nhở: Thiết lập lịch nhắc công nợ và tổng hợp báo cáo hàng tháng, đảm bảo mọi khoản thu chi được kiểm soát đầy đủ, chính xác.
• Giao tiếp hiệu quả: Gửi nhanh thông báo, hoá đơn, mã QR thanh toán đồng loạt đến người thuê qua Zalo/Email nhanh chóng, tiện lợi.

Bằng giao diện đơn giản, Quản Lý Tài Sản giúp chủ đầu tư kinh doanh nhà trọ một cách an toàn, thông minh, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Bạn có thể tải phần mềm:

• Dành cho Android tại đây
• Dành cho IOS tại đây

Phần mềm Quản Lý Tài Sản giúp quản lý nhà trọ chuyên nghiệp

Câu hỏi thường gặp

Nhà trọ 3 phòng (nhà cấp 4) có cần hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ không?

Nhà trọ nhỏ như 3 phòng, nhà cấp 4 thường không thuộc diện bắt buộc thẩm duyệt và làm hồ sơ PCCC theo quy định. Tuy nhiên, chủ nhà vẫn cần đảm bảo các biện pháp an toàn tối thiểu như trang bị bình chữa cháy, biển báo, nội quy PCCC và tổ chức huấn luyện kiến thức cơ bản cho người quản lý hoặc người thuê trọ.

Cần trang bị tối thiểu những thiết bị PCCC nào cho nhà trọ nhỏ?

Ít nhất nhà trọ nhỏ phải có:

• Bình chữa cháy xách tay phù hợp với loại cháy có thể xảy ra (bình bột hoặc bình CO2)
• Các biển báo, sơ đồ thoát hiểm rõ ràng, dễ nhận biết
• Hệ thống điện an toàn, thiết bị hạn chế quá tải, chập cháy
• Hệ thống chiếu sáng sự cố (nếu cần)

Đây là các thiết bị cơ bản theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về PCCC.

Bao lâu thì Công an PCCC sẽ kiểm tra nhà trọ một lần?

Thời gian kiểm tra định kỳ do cơ quan Cảnh sát PCCC địa phương chủ động, thường ít nhất 1 lần/năm, đặc biệt với nhà trọ quy mô lớn hoặc có lịch sử vi phạm. Các đợt kiểm tra cũng có thể diễn ra đột xuất khi có yêu cầu báo cáo hoặc theo phản ánh của người dân.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn một “checklist” chi tiết nhất về bộ hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhà trọ theo quy định pháp luật. Việc làm này không chỉ là nghĩa vụ để tránh bị phạt, mà còn là trách nhiệm cốt lõi của chủ trọ để bảo vệ tài sản và tính mạng người thuê. Nếu bạn có nhu cầu ứng dụng phần mềm Quản Lý Tài Sản vào quá trình quản lý nhà trọ, hãy liên hệ ngay chúng tôi qua Zalo https://zalo.me/truongtienqlts để được tư vấn chi tiết nhé!